Te contamos las ocho claves para tener una farmacia de éxito
Antes de nada, tres recomendaciones fundamentales
Introducir una farmacia en el barrio, es sobre todo una tarea de renovación de valores e ideas y sobre todo de trasmitir confianza. Esta tarea comienza por ofrecer los servicios básicos de una farmacia sin cometer errores. Es el periodo donde el público va a detectar si recibe un servicio acorde a un espacio sanitario. En esta etapa es importante no introducir servicios y productos porque que aún la farmacia no está preparada, y resultará muy difícil que tenga la acogida y el éxito esperado.
Diferenciar la farmacia
Es cuando empezamos a definir por qué queremos ser conocidos. Ya se conocen los gustos del público y las necesidades, y también las debilidades y fortalezas de nuestra competencia; llegó el momento de crecer.
Hacia la excelencia
Si damos los primeros pasos de manera adecuada, es el momento de implantar servicios diferenciadores, con líneas de producto que vayan a dejar margen, pero que sean signo de nuestra imagen.
Análisis continuo de la farmacia
No es una fase propiamente dicha pero la diferencia entre crecer y caer es muy pequeña. Debemos estar continuamente analizando las distintas variables y tomando la medida a la situación, pensando en nuevas soluciones para adelantarnos a las necesidades del paciente.
Elaborar un cuadro de mandos con el que nos sintamos cómodos es muy importante…
Las ocho claves en el desarrollo de una farmacia
1.- Planificación presupuestaria
Planificación presupuestaria, tener claro los recursos con los que contamos y a qué van a ser destinados los mismos. Esto es fundamental, porque van a venir a presentar múltiples productos y se tiene que saber dónde van a ir destinados los esfuerzos. Debemos evitar a toda costa la compra por impulso y a los comerciales, siempre atenderles con cita previa y no decirles sí en el acto.
2.- Estado sanitario
Estar pendientes de las ventas no puede hacer que perdamos las obligaciones de la normativa. Las farmacias están sujetas a varias inspecciones, por eso debemos controlar que todos las requisitos que tenemos la obligación de cumplir se encuentren en orden.
3.- Elección de proveedor principal
Elección de proveedor principal, esta elección es fundamental ya que gran parte de nuestras compras diarias van a ser a través de este canal. Para la elección es necesario:
- Política comercial, la cual en todos es semejante y aparte de los descuentos, es muy necesario la claridad en los mismos y como realizan los abonos.
- Disponibilidad de grupos de compras para cubrir la parafarmacia no sujeta a compras directa.
- Número de servicios, se trata de potenciar lo que nos hace ser diferentes con respecto a la competencia.
- Equipo comercial, son los que van a estar en el día a día y van a solucionar cualquier problema que tengas, esto es lo que realmente marca la diferencia entre unos almacenes y otros. El filing con el comercial es lo que realmente va a transmitir si se está contento o no con la decisión tomada.
- Evitar, en la medida de lo posible la vinculación, mediante financiación con el almacén. De esta manera no habrá nada que nos ate y seremos libres de romper la relación en caso de que no cumplan con lo pactado o bien el servicio no sea satisfactorio.
4.- Control de Stock
Este es un punto muy importante en una farmacia de nueva instalación. Es necesario tener un mecanismo para medir el Stock que ya hay en la farmacia, revisando el histórico de salidas de todos los productos y un ABCD de los mismos. Después controlar las entradas y salidas de productos diarios, ajustando de manera continua los máximos y mínimos.
Como primer paso se pueden ajustar de manera automática, pero después es necesario coger el pulso de manera manual, ya que es la única forma en que podemos conocer realmente lo que tenemos en nuestro almacén.
Aparte, es útil tener una tabla de necesidades de productos de los clientes, para ajustar nuestras compras y saber que tenemos cubiertas las peticiones que nos puedan formular en el mostrador, sino con lo que nos piden, con algún producto equivalente. En farmacia existen más de 30.000 referencias y es imposible tener todo para todos, pero sí cambiar la dispensación en un 80% de las ocasiones, ya que el público confía en nosotros.
5.- Elaboración de PNTs
Elaboración de PNTs, es preciso que sean dinámicos y se vayan adaptando a las necesidades reales de la farmacia pero tener un esquema de como realizar las distintas operaciones evita errores y también dispersión en el trabajo. Cuando un proceso falla es más fácil revisar lo escrito y ver si es culpa de que está mal pensado o de que no se está cumpliendo. El tema de los procesos, va a ser siempre un continuo, pero contra mas unificada sea la manera de trabajar más tiempo habrá para la excelencia. Dentro de los PNts se incluiría un Decálogo de normas del personal, una farmacia son muchas horas de convivencia y esta se va degradando de manera gradual. Es mejor dejar caro desde el principio una serie de normas básicas que debe cumplir todo el mundo que en un momento dado tenerse que enfadar porque se habla por teléfono delante del público de un tema privado
6.- Política de compras directas
Existen varios tipos de afrontarlas y varían según capacidad económica y grupos de farmacias conocidos y cercanos. Lo principal es controlar no tener stock de más, tener aquello que es posible vender en la farmacia y tener una, dos o tres soluciones para cada problema que pueda presentar un paciente. Es una parte complicada, donde vamos a tener errores de compra y se nos va a crear un stock muerto. En un principio es aconsejable apostar por marcas conocidas, con las cuales no tenemos que hacer un esfuerzo añadido para que sepan de su existencia.
7.- Obra y reforma
Aquí hay tres partes importantes que son el arquitecto, los albañiles y los que hacen los muebles, aparte de los suminstradores de rótulos, cruces, balanzas…. Para el éxito de la misma es necesario conjugar a los tres y tener alguien de absoluta confianza ( preferentemente arquitecto) que defienda nuestros intereses. Tenemos que tener un tiempo para coger ideas, incluso que pasen todas las empresas de muebles para ver que nos sugieren. Es algo que entre los presupuestos iniciales y lo que se cierra finalmente puede haber mucha diferencia. También es conveniente ver los precios fuera del mercado farma.
En la reforma de la farmacia el presupuesto es imprescindible, para evitar tentaciones y el famoso» ya que estamos ponemos…»
Aparte debemos tener en cuenta que el día que hagamos la reforma, para el público se habrá realizado por completo el cambio de titularidad y los errores en gestión, serán nuestros del todo.
Lo que si veo urgente en el caso concreto de esta farmacia es solucionar el tema de visibilidad lo antes posible.
8.- Cuadro de mandos
Imprescindible para la gestión y tener claro las variables más importantes para medir la evolución de la farmacia. Estas van cambiando según la fase en la que nos encontremos. Por ejemplo, al inicio de una farmacia doy mucha importancia al número de operaciones y cuando ya la farmacia va a velocidad crucero, es más relevante el ticket medio. Elaborar un cuadro de mandos con el que nos sintamos cómodos es muy importante, contar infinitas variables lo puede convertir en inmanejable y la final es imposible medir nada.
Existen más puntos a tener en cuenta en el desarrollo de una oficina de farmacia, pero un aspecto que debemos tener siempre presente es trabajar centrado y con una planificación adecuada, acometer todo el primer día, es la mejor manera de no acometer nada.
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